Teams, één van onze favoriete Office 365 apps gaat uitbreiden met een aantal nieuwe functies! Tijdens het jaarlijkse Microsoft Ignite evenement in 2020 werden een aantal nieuwe functies voor Teams aangekondigd die inmiddels bijna allemaal het levenslicht hebben gezien. En daar zijn we blij mee, want Teams blijft onverminderd populair. Zeker nu werken op afstand steeds meer de norm wordt en we massaal digitaal vergaderen. Benieuwd naar deze nieuwe functies? Bekijk dan 8 belangrijke Teams updates die jouw vergaderingen nog completer maken!
1. Vergadering opdelen met ‘Breakout rooms’
Soms is het handig – zeker als een digitale vergadering uit veel deelnemers bestaat – om de groep op te delen in kleinere groepen. Bijvoorbeeld voor brainstormsessies of werkgroepen met afgebakende thema’s. Met de ‘breakout rooms’ update creëer je eenvoudig meerdere vergadergroepen. De organisator van de hoofdvergadering kan tussen verschillende vergadergroepen heen en weer hoppen, aankondigingen doen en alle vergaderruimtes sluiten om iedereen weer terug te brengen naar de hoofdvergadering.
2. Teams Templates (sjablonen)
Teams templates (sjablonen) zijn ontwikkeld om het samenwerken een flitsende start te geven. Een Teams template is eigenlijk niets anders dan een vooropgezette structuur, waarbij al een aantal kanalen en apps zijn gekozen. Zo werkt jouw team nog sneller en efficiënter. Beheerders kunnen een aantal templates klaarzetten en daarmee Teams vergaderingen binnen jouw organisatie standaardiseren.
3. Verbeterde ruisonderdrukking
Een pratende parkiet, een gillend kind of een huisgenoot die krakend een zak chips overmeestert; geluidsbronnen die jouw Teams meeting flink kunnen verstoren. Zeker als collega’s jou nog amper verstaan en volop meegenieten van de chaos. Gelukkig heeft Microsoft hier iets moois op bedacht: ‘Ruisonderdrukking’. Dankzij kunstmatige intelligentie kan ruisonderdrukking onderscheid maken tussen spraak en ruis. Gun je collega’s dus een rustige vergaderervaring en onderdruk de ruis!
4. Samenvatting van de vergadering
Vergadering gemist? Geen probleem. Teams kan namelijk een samenvatting van de vergadering genereren voor degenen die niet aanwezig waren. Een video opname, transcript, chat, maar ook gedeelde berichten – eigenlijk ‘de hele mikmak – vind je terug door eerst op het tabblad ‘chat’ en vervolgens op ‘details’ te klikken. Je kan de samenvatting ook bekijken door het agenda item van de vergadering in je Agenda te openen. Tenminste, na afloop van de vergadering. Teams stuurt je een bericht zodra de video beschikbaar is. Het is nog wel even wachten tot Teams ook onze prachtige taal herkent; voorlopig is deze functie alleen beschikbaar voor Engels en Spaans gesproken vergaderingen. Tot het zover is, toch maar eens proberen in het Engels te schitteren?
5. Nieuwe digitale vergaderlocaties met ‘Together Modus’
Het ‘wij gevoel’ dat niet altijd even goed uit de verf kwam tijdens digitaal vergaderen heeft ook een flinke boost gekregen.. Met nieuwe, inspirerende vergaderomgevingen voel je je direct verbonden met collega’s. Vergaderen in een theater, collegezaal of coffee shop (waar je koffie bestelt; ook wel koffiehuis genoemd…..), het is allemaal binnen handbereik.
6. Aangepaste lay-outs update
Met de aangepaste lay-outs update heb jij meer controle over de manier waarop jouw content wordt gepresenteerd aan anderen. Geef je een PowerPoint presentatie tijdens een Teams-vergadering? Dan kan je binnenkort jouw eigen video feed tonen op de voorgrond van de slides die je behandelt. Het is tenslotte jouw presentatie!
7. SharePoint Home site in Teams
Nog even wachten en dan is het zover: de kracht van SharePoint home site direct beschikbaar in je Teams app! Via een snelkoppeling in de ‘app bar’ van Teams verschijnt jouw SharePoint home site direct in je Teams app. Gedeelde bestanden, nieuws, informatie en apps die je elke dag nodig hebt direct bij de hand in je Teams omgeving! Geef er jouw persoonlijke draai aan met gepersonaliseerde menu’s, weergave van nieuws en belangrijke websites. Kortom, deze update zien we het liefst morgen al live gaan!
8. End-of-meeting
Hoe leuk zo’n virtuele vergadering ook is met je collega’s, aan al het goede komt een eind. Om je hier voorzichtig op voor te bereiden is er nu een melding toegevoegd die aangeeft dat de vergadering binnen 5 minuten ten einde komt. Heel handig, zeker als je nog snel een aantal belangrijke zaken wilt bespreken. Deze end-of-meeting melding wordt zichtbaar op alle geplande privé- en kanaalvergaderingen.